Comment bien choisir et briefer vos prestataires ?
- 13 avr.
- 3 min de lecture
Commencez toujours par demander à votre lieu s'il propose un service de coordination ou une liste de prestataires locaux recommandés. Cela vous fera gagner un temps précieux.
Privilégiez les prestataires locaux (traiteur, photographe, DJ…) : meilleurs prix, meilleure connaissance du terrain, et circuits courts.
Attention si gestion solo : prévoyez du temps pour les devis, les échanges, le versement des acomptes et le suivi jusqu'au jour J.
LE TRAITEUR
Transmettez un planning détaillé avec les horaires précis de livraison et d'installation.
Prévoyez un espace dédié à la livraison et à l'installation des buffets, hors des zones de travail ou d'animation.
Limitez les interruptions : idéalement, une seule livraison couvre l'ensemble des repas et pauses de la journée.
Validez en amont la mise en place complète : couverts, serviettes, mobilier, et le plan de débarrassage.
Pensez au pain, aux boissons chaudes et froides [souvent oubliés].
Prévoyez des doggy bags si des restes sont probables.
Votre rôle : Collectez en amont la liste des allergènes et des spécificités alimentaires de tous les participants (végétarien, halal, intolérance au gluten, etc.) et transmettez-la au traiteur au moins 2 semaines avant l'événement.
LE PHOTOGRAPHE
Définissez le style de photos attendu : reportage naturel, portraits posés, ambiance
Indiquez si vous avez besoin de vidéos, et si oui, de quel format : film court (1–2 min), long métrage, stories pour les réseaux.
Précisez les horaires de présence et les moments phares à capturer (discours, team building, cocktail…).
Demandez s'il dispose d'un équipement de prise de son pour capturer des témoignages ou des prises de parole.
Planifiez des moments de témoignages collaborateurs à filmer sur place : une opportunité précieuse souvent sous-exploitée.
Fixez un délai de rendu clair selon vos besoins : livraison rapide sous 48–72h ou standard.
Votre rôle : Obtenez l'accord explicite des participants pour leur apparition sur les photos et vidéos avant l'événement, idéalement via un formulaire de consentement ou une mention dans l'invitation.
LE DJ
Précisez le style musical attendu pour chaque moment de la journée (fond sonore déjeuner, ambiance cocktail, soirée dansante…).
Indiquez les horaires exacts de début et de fin, et convenez d'un protocole si un dépassement est possible.
Renseignez-vous sur le matériel utilisé et vérifiez sa compatibilité avec le lieu (puissance, alimentation, espace scénique).
Anticipez la logistique d'installation : le matériel est souvent lourd et encombrant, prévoyez un accès facilitant le transport et la mise en place.
Si une mise en lumière est prévue, coordonnez-la dès le brief pour éviter les surprises le jour J.
Votre rôle : Recueillez quelques titres ou artistes appréciés par les collaborateurs avant l'événement et transmettez-les au DJ : c'est un excellent moyen de créer une ambiance personnalisée et de surprendre positivement vos équipes.
LES ACTIVITES
Prévoyez un jeu fil rouge cohérent sur l'ensemble de la journée pour créer du lien.
Vérifiez ce qui a déjà été organisé avec les équipes pour éviter les redites et renouveler l'expérience.
Évitez les activités trop clivantes : contact avec des animaux, activités trop sportives ou trop spécialisées peuvent exclure une partie des participants.
Mixez les formats : logique, physique, coordination, réflexion : pour que chacun puisse s'exprimer.
Formez les groupes en amont pour favoriser les mélanges et l'inclusion.
Prévoyez un cadeau ou une récompense symbolique pour les gagnants.
Assurez-vous que de l'eau et des en-cas (gâteaux, fruits) sont disponibles tout au long des activités.
Votre rôle : Communiquez clairement aux participants en amont : tenue adaptée à l'activité requise, et gourde personnelle recommandée. Une information simple qui évite les désagréments et montre que l'organisation est soignée.
Un brief bien préparé, ça change tout et personne ne le dit mieux que ceux qui sont sur le terrain. On a demandé à notre photographe/vidéaste ce qu'il a apprécié lors de notre événement à Saintes-Maries-de-la-Mer et voici son retour :
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